Medya Planlama ve Reklam Ajansları

Reklam ajansının müşterisine verebileceği 4 tip hizmet

1. Pazarlama konusunda tavsiye vermek,
2. İletişim konusunda tavsiye vermek,
3. Sinema-TV filmi, afiş, radyo gibi teknikleri kullanarak basın kanalıyla yayılmayı sağlamak,
4. Reklam mesajlarını yayınlayacak olan medya kuruluşlarıyla uygun fiyat için pazarlık etmek ve anlaşmak.

Reklam ajansı tanımında ele alınması gereken 4 unsur 

1. Reklam ajansı bağımsızdır; hem müşterilerinden hem de kullandığı medya araçlarından bağımsız hareket edebilmelidir.
2. Reklam ajansı uzmanlardan oluşur; birçok meslek grubu yer alır; sanat yönetmenleri, medya, pazar, satış uzmanları vb..
3. Reklam ajansı reklamın oluşumundan kontrolüne kadar her aşamasından sorumludur; mesajın yaratılması, medya seçimi, içeriğinin yönlendirilmesi, yayınlanması için medyada reklama ait boş yer alınması ve bunun kontrolü vb…
4. Reklam ajansı müşterisinin hesabına çalışır; kendi adını kullansa bile müşterisinin adına iş yapar.

AJANSLARIN ORGANİZASYONU

Birçok ajans, bir veya birçok ürün, marka veya servis üzerinde yoğunlaşır;bunlara iş ünitesi denir. Ajanslar, iş üniteleri yerine müşteri odaklı organize olurlar.

Bunun sebebi, ajansın her müşteriye ayrı ayrı adapte olma zorunluluğudur. Bir ajansın ürünü fikirdir. Yeni fikirlerin oluşumunu cesaretlendirmeli, oluşanları da korumaya ve geliştirmeye çalışmalıdır. Birçok ajans için açıklık ve esneklik organizasyonel yapıdan daha önemlidir. Küçük veya büyük birçok ajansın organizasyonunda standart fonksiyonlar vardır.Bunlar;

1. Müşteri birimi
2. Yaratım birimi
3. Medya birimi
4. Araştırma birimidir.

Bunlara ek olarak birçok ajans, trafik, basım-yayın, finans, personel gibi destek hizmetler de sunabilir.

• 1- Müşteri birimi 

Müşteri birimi müdürü, ajans ve müşterisi arasındaki ilişkilerden sorumludur ve iki dünya arasındaki kilit kişidir: Müşterinin iş dünyası ve reklam dünyası. Ayrıca ajans tarafından yürütülen temel reklam stratejisinin oluşumuna yardım etmekle, reklamın hedeflere uygunluğunu gözlemekle ve müşteriye önerilecek olan tüm

medya planlarını, zamanlamaları, bütçeyi, storyboard'ları, müşterinin onayına sunmakla yükümlüdür. Müşteri biriminin aşamaları:

1. Yönetim Denetçisi (Management Supervisor): Yönetim denetçisi ajansın üst yönetimine rapor verir. Ayrıca stratejik konularda liderlik görevini üstlenir, yeni iş fırsatları yakalamaya çalışır.
2. Müşteri Birimi Denetçisi (Account Supervisor): Müşteri birimi denetçisi genellikle müşterinin işinde anahtar yöneticidir; ajans ve müşteri arasında temel irtibatı sağlar.
3. Müşteri Birimi Yöneticisi (Account Executive): Müşteriye istediği hizmeti zamanında verebilmek için ajansın, bir takım olarak, zaman tarifesine uygun çalışmasını sağlayacak günlük faaliyetlerden sorumludur.
4. Müşteri Birimi Yöneticisi Asistanı (Assistant Account Executive): Müşteri birimi yöneticisine kayıtları ve zaman tarifesini oluşturmakta yardımcı olurken asıl amacı, işi öğrenmek ve üzerine yoğunlaşmaktır.

• 2- Yaratım birimi ve Üretim

1. Yaratım Müdürü (Creative Director): Birçok ajansın, yaratım müdürü adı verilen bir tane üst kademe yöneticisi vardır. Onun da görevi, ajansın yaratıcı gücünü ve bilincini her zaman ayakta tutmak ve ortaya konan fikirlere onay vermektir.
2. Yaratım Departman Müdürü (Creative Department Manager): Bütçeleme, maaş düzenleme, ofis işleri, destek ve alt kademe çalışanlarının işe alımı, profesyonel çalışanların işe alımı ve iç muhasebe ile ilgilenir.
3. Çalışanlar (Personalities): Yaratım departmanı bünyesinde iki tip çalışan bulunur. Birincisi, reklamı oluşturan, yazan ve üretenler. İkincisi ise akıl hocası tabir edilen kişilerdir; bir fikir üretmek için grupla birlikte çalışır, sonrasında da grubu motive eder ve onları yönlendirir.
4. Yaratım Grubu (Creative Group): Bir yaratım grubu, metinleri yazan grup,televizyon reklamları veya yazıcı çıktısı için fikirleri çizen grup ve bu fikirleri radyo veya televizyon reklamları haline dönüştüren gruplardan oluşur. Bu kişilerin kullandıkları ünvanlar; copywriter, sanat yönetmeni veya üretici (producer)'dir. Birçok ajansta sanat yönetmeni ve copywriter beraber ve takım halinde çalışırlar, çevrelerinde de bir destek grup oluşur. Metin yazarları ise reklam kampanyalarının hazırlanmasında en önemli rolü üstlenen kişilerden biridir. Belirlenen strateji doğrultusunda çeşitli reklam araçları için metinler yazar.
5. Radyo Reklamı Üretimi (Broadcast Production): Radyo reklamlarında tonu doğru yaratmak, reklamın başarısının anahtar faktörü olduğu için yaratım departmanı bir radyo reklamı üreticisi bulundurur.

"The Bullpen"*: Bullpen adı verilen sanat stüdyosu, çizdikleri parçaları birleştirip tablo hazırlamada uzmanlaşmış sanatçıları içerir. Burası ajans içinde yeni sanat yönetmenlerinin başlangıç yeridir.

• 3- Medya Planlama ve Satın Alma

Hedef kitleye mesajın en etkili biçimde ulaşmasından sorumludur. Medya çalışmaları planlama, satın alma ve araştırma olarak üçe ayrılır:

• Medya Planlamacısı (Media Planner): Planlama, hangi ortamın veya medyanın ne zaman, ne kadar zaman aralığı içinde ve ne kadar maliyetle kullanılacağını belirlemeyi içerir.
• Medya Satın alıcı (Media Buyer): Medya satın alıcı hangi medyanın ne maliyetle kullanılabileceğini saptar. Satın alma, müşteri tarafından onaylanan plana uygun olarak medyayı kullanmaktır.
• Medya Araştırması (Media Research): Birçok medya departmanı, medya bilgilerini değerlendirmeye tabi tuttuğu bir araştırma bölümüne sahiptir. Bu bölüm, medya araştırma müdürünün hazırladığı; izleyici veya dinleyici kompozisyonu, programların izlenme oranlarının saptanması, gelecekteki maliyetlerin tahmini araştırması gibi işler üzerinde yoğunlaşmıştır.

• 4- Araştırma birimi

Araştırma departmanı, reklam mesajının geliştirilmesine yardımcı olur. Birçok büyük ölçekli ajans, reklamın hedef kitleye daha uygun ve daha iyi odaklanmış olmasını sağlamak için reklam hazırlanmadan önce araştırma yaparak ajansın güvenilir ve kesin bilgilere ulaşmasını sağlar.

Trafik departmanı 

Trafik departmanı, projelerin son teslim tarihlerinin takibinden sorumludur. Müşteri birimi yöneticisi, son teslim tarihlerini gözden geçirmek ve ilerlemeleri görmek için trafik departmanı müdürüyle birlikte çalışır. Trafik departmanı ajansın can damarıdır ve çalışanları ajansta tüm olup biteni takip altında tutar.

Baskı departmanı 

Bir resim, illüstrasyon, bir sayfanın kopyalanması ve bütün bunların renkli bir derginin bir sayfasına yerleştirilmesi veya tam sayfa gazeteye basılması baskı departmanının görevidir. Baskı departmanının doğal teknik yapısından kaynaklanan renk seçimi, düzeltimi ve üretimin tamamlanması gibi özelliklerinden dolayı bu departman, televizyon ve radyo üretimine ters düşmekte ve bu yüzden de yaratım biriminden ayrı çalışmaktadır.

İç Hizmetler

    Muhasebe: Küçük ya da büyük ölçekli tüm ajanslar, müşteri için yapılan masrafları müşteriye düzenli ve  doğru bir şekilde faturalamak, bütçesini oluşturmak ve kar etmek zorundadır.

    Personel: Ajansın boyutu ne olursa olsun, çalışanların dosya ve kayıtlarını tutmak gerekir. Bu departman alt kademelerde çalışan yardımcı personelin işe alımları ile işten çıkarılmalarından sorumludur. Profesyonellerin işe alımına ve işten çıkarılmalarına ise o kişinin çalıştığı departmanın müdürü, personel departmanı ile iş

birliği içinde karar verir.

Yeni işler (New Business): Ajanslar, ayakta kalabilmek için büyümelidirler. Büyüme ise yeni işlerin ortaya çıkmasıyla mümkündür. Birçok ajans yeni iş fırsatlarını kaçırmamak için sürekli gözünü açık tutmak ister ve bu nedenle sadece yeni işlere ayrılmış bir bölüm oluşturabilir.